Interview with Toivo Jullinen, president of the DLM Forum

Interview with Toivo Jullinen What were your goals for this year’s DLM forum in Toulouse?

The main focus of the Forum this year is the release and promotion of MoReq2, the latest iteration      Model Requirements for the Management of Electronic Records, a set of specifications for electronic records management systems http://www.moreq2.eu/.   These specifications were developed for the DLM forum by Serco Consulting with the support of the European Commission.   Since publishing MoReq2, the DLM has been working to establish a testing regime for identifying software that is MoReq2 compliant.

MoReq2 was developed as a European ERMS specification, but countries outside the European Union have expressed interest in it.  Is becoming an international standard the vision of the project?

MoReq and MoReq2 were developed first with Europe in mind, but have since been adopted internationally.  MoReq2 has been translated into Korean and Russian, and the DLM forum has discussed the possibility of developing training courses for non-European countries in the future.

How does MoReq2 fit into the existing scheme of international standards and recommendations for Electronic Records Management?

The authors and viewers who participated in developing MoReq2 were also active in the development of ISO standards and the ICA functional requirements for electronic records in office environments.  The ISO standards are much more general, as they should be, than MoReq2.  The ICA standard is also more general and incorporates business process and systems that MoReq2 does not cover.  MoReq2 is more technical and detailed than both of these standards, but they should exist in mutual awareness, and not in contradiction of each other.

What is the direction for the DLM Forum in the future?

At the DLM meeting in Lisbon last year a working group was established to examine the relationship between archives and records management, looking specifically at how to transfer the contents of electronic records management systems to archives. The DLM forum is also working to establish a governance body for MoReq2 which will maintain the specifications and deal with vendor and user questions.

Interview de Toivo Jullinen, Président du DLM Forum

Quels étaient les objectifs de la conférence du DLM tenue cette année à Toulouse ?
Cette année nous avons mis l’accent sur la diffusion et la promotion de MoReq2, la dernière version du Modèle de spécifications pour l’archivage électronique, qui propose un ensemble de spécifications pour les systèmes d’archivage électronique (http://moreq2.eu). Ces spécifications ont été développées pour le DLM Forum par Serco Consulting avec le soutien de la Commission européenne. Depuis la publication de Moreq2, le DLM  travaille à l’élaboration d’un système de test pour identifier les logiciels qui répondent aux exigences de Moreq2.

MoReq est une norme européenne pour les systèmes d’archivage électronique, mais des pays qui ne font pas partie de l’Union européenne ont montré leur intérêt pour cette norme. Est-ce que l’objectif du projet est d’en faire une norme internationale?

MoReq et MoReq2 ont d’abord été conçus pour une diffusion européenne, mais ont depuis été adoptés au niveau international. MoReq2 été  traduit en coréen et en russe, et le DLM Forum examine la possibilité de mettre en place des formations pour les pays non européens dans le futur.

Comment MoReq2 s’insère dans le système existant des normes et recommandations  internationales concernant les systèmes d’archivage électronique?
Les auteurs et relecteurs qui ont participé à l’élaboration de MoReq2 ont également été très impliqués dans le développement des normes ISO, et des conditions fonctionnelles pour les archives dans les environnements bureautiques électroniques développées par l’ICA. Les normes ISO sont beaucoup plus générales- et c’est tout à fait normal- que MoReq2. La norme ICA est également plus générale et prend en compte des systèmes de gestion que MoReq2 ne couvre pas. MoReq2 est plus technique et détaillé que ces deux normes, mais elles doivent coexister dans une approche complémentaire et non contradictoire.

What is the direction for the DLM Forum in the future?Quels sont les prochains axes de réflexion pour le DLM Forum?
Lors de la réunion du DLM à Lisbonne l’année dernière, un groupe de travail a été mis en place pour étudier les liens entre les archives et la gestion des documents électroniques, avec un intérêt particulier pour les modalités de transfert des contenus des systèmes d’archivage électroniques vers les services d’archives. Le DLM Forum est également en train de travailler pour établir un comité de pilotage pour MoReq2 qui sera chargé du suivi des spécifications  et traitera des questions avec les vendeurs et les usagers.

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